Initiation au secrétariat

En sociocratie, le secrétaire est une personne élue par le cercle.
Il forme un binôme avec le facilitateur. Si le facilitateur s’exprime en tant que membre, le secrétaire prend alors la place de facilitateur et réciproquement. Le secrétaire est tout particulièrement vigilent au respect du temps alloué à l’ordre du jour.


Le rôle de secrétaire

Le secrétaire n’est pas celui qui note tout. Il ne note que les décisions prises. Qu’importe les opinions des uns et des autres, seul compte la décision. La manière de l’atteindre n’a aucune importance.
Il est la cheville ouvrière du bon fonctionnement d’un cercle sociocratique. Il agit en étroite collaboration avec le facilitateur en amont de la réunion dans sa préparation.
Durant la réunion, il est la mémoire du facilitateur et son soutien tant sur la logistique que sur le processus.
Après la réunion, il archive les documents, met les sujets et les évaluations à l’agenda pour les futures réunions. C’est la mémoire de l’équipe, du cercle !


Le travail en collaboration avec le facilitateur

fireshot-capture-382-initiation-au-secretariat-google-sl_-https___docs-google-com_presentatiLe secrétaire est la cheville ouvrière d’un cercle sociocratique, il en assure le bon fonctionnement en indiquant les différents moments et en notant les résultats de chaque étape. (voir schéma)
Il agit en étroite collaboration avec le facilitateur en amont de la réunion dans sa préparation afin de distinguer ces moment que l’assemblée va traverser et ce qui en est attendu précisément.
Il intervient de son propre chef ou à la demande du facilitateur pour recadrer la réunion en cas de dérive (hors sujet, dépassement du temps). S’il intervient en tant que simple membre, il utilise les mêmes règles de prise parole que les autres membres.


Rappel des 3P (Principes de Prise de Parole)


La préparation d’une réunion

Avant la réunion :
Préparer l’ordre du jour en amont avec le facilitateur, identifier l’intention de chaque ODJ, la ou les méthodologie possible et le timing associé.


La prise de note

Ce qu’il “faut” écrire et ce que l’on “peut” écrire…

Le début de réunion : Noter les attentes des participants.

Pendant la réunion : Noter les personnes liées aux décisions prises.
Avoir toujours en tête de noter les décisions et de les faire ressortir des notes prises.
Le secrétaire n’est pas celui qui note tout. Il ne note que les décisions prises. Qu’importe les opinions des uns et des autres, seul compte la décision. La manière de l’atteindre n’a aucune importance.

Le tour de clôture : Avoir en tête de noter les axes d’améliorations.

Parties à développer :

La vérification du secrétariat
Le compte-rendu
La tenue à jour des documents


Les techniques particulières à la prise de note sur support informatique (documents partagés, tableurs…)

  • sur ordinateur
    • Le temps réel
    • Les documents partagés
  • sur tableur
    • Le menu
    • Les techniques de prises de notes particulières au tableur (écrire dans une case,
    • Les techniques particulières
    • Les onglets
    • Les colonnes à connaître et à savoir utiliser
    • La création d’un secrétariat vierge

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