Initiation au secrétariat

En sociocratie, le secré­taire est une per­son­ne élue par le cercle.
Il forme un binôme avec le facil­i­ta­teur. Si le facil­i­ta­teur s’ex­prime en tant que mem­bre, le secré­taire prend alors la place de facil­i­ta­teur et récipro­que­ment. Le secré­taire est tout par­ti­c­ulière­ment vig­i­lent au respect du temps alloué à l’or­dre du jour.


Le rôle de secrétaire

Le secré­taire n’est pas celui qui note tout. Il ne note que les déci­sions pris­es. Qu’importe les opin­ions des uns et des autres, seul compte la déci­sion. La manière de l’atteindre n’a aucune importance.
Il est la cheville ouvrière du bon fonc­tion­nement d’un cer­cle sociocra­tique. Il agit en étroite col­lab­o­ra­tion avec le facil­i­ta­teur en amont de la réu­nion dans sa préparation.
Durant la réu­nion, il est la mémoire du facil­i­ta­teur et son sou­tien tant sur la logis­tique que sur le processus.
Après la réu­nion, il archive les doc­u­ments, met les sujets et les éval­u­a­tions à l’agenda pour les futures réu­nions. C’est la mémoire de l’équipe, du cercle !


Le travail en collaboration avec le facilitateur

fireshot-capture-382-initiation-au-secretariat-google-sl_-https___docs-google-com_presentatiLe secré­taire est la cheville ouvrière d’un cer­cle sociocra­tique, il en assure le bon fonc­tion­nement en indi­quant les dif­férents moments et en notant les résul­tats de chaque étape. (voir schéma)
Il agit en étroite col­lab­o­ra­tion avec le facil­i­ta­teur en amont de la réu­nion dans sa pré­pa­ra­tion afin de dis­tinguer ces moment que l’assemblée va tra­vers­er et ce qui en est atten­du précisément.
Il inter­vient de son pro­pre chef ou à la demande du facil­i­ta­teur pour recadr­er la réu­nion en cas de dérive (hors sujet, dépasse­ment du temps). S’il inter­vient en tant que sim­ple mem­bre, il utilise les mêmes règles de prise parole que les autres membres.


Rap­pel des 3P (Principes de Prise de Parole)


La préparation d’une réunion

Avant la réunion :
Pré­par­er l’ordre du jour en amont avec le facil­i­ta­teur, iden­ti­fi­er l’intention de chaque ODJ, la ou les méthodolo­gie pos­si­ble et le tim­ing associé.


La prise de note

Ce qu’il “faut” écrire et ce que l’on “peut” écrire…

Le début de réu­nion : Not­er les attentes des participants.

Pen­dant la réu­nion : Not­er les per­son­nes liées aux déci­sions prises.
Avoir tou­jours en tête de not­er les déci­sions et de les faire ressor­tir des notes prises.
Le secré­taire n’est pas celui qui note tout. Il ne note que les déci­sions pris­es. Qu’importe les opin­ions des uns et des autres, seul compte la déci­sion. La manière de l’atteindre n’a aucune importance.

Le tour de clô­ture : Avoir en tête de not­er les axes d’améliorations.

Par­ties à développer :

La véri­fi­ca­tion du secrétariat
Le compte-ren­du
La tenue à jour des documents


Les techniques particulières à la prise de note sur support informatique (documents partagés, tableurs…)

  • sur ordi­na­teur
    • Le temps réel
    • Les doc­u­ments partagés
  • sur tableur
    • Le menu
    • Les tech­niques de pris­es de notes par­ti­c­ulières au tableur (écrire dans une case, 
    • Les tech­niques particulières
    • Les onglets
    • Les colonnes à con­naître et à savoir utiliser
    • La créa­tion d’un secré­tari­at vierge

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